Bürgerbüro der Stadt Bad Münstereifel



Ausgangssituation:
Derzeit werden eine Vielzahl an publikumsintensiven Dienstleistungen der Stadtverwaltung  durch verschiedene Sachgebiete angeboten. So wendet sich z. B. ein Bürger/eine Bürgerin, wenn er/sie seinen/ihren Hund zur Hundesteuer anmelden möchte an das Sachgebiet 10.3  (Steuern und Abgaben – Verwaltungsgebäude Marktstraße 15). Die entsprechenden Nachweise nach dem Landeshundegesetz  sind  von ihm/ihr jedoch beim Sachgebiet 32.1 (Öffentliche Sicherheit  und Ordnung – Rathaus, Marktstraße 11) zu erbringen. Durch diese sachliche und auch räumliche Verteilung der Aufgaben sind für die Bürger/innen zusätzliche Wege vorgegeben. Daher sahen Rat und Verwaltung bereits in der Vergangenheit die Notwendigkeit zur Errichtung eines behindertengerechten und über den Haupteingang zu erreichenden Bürgerbüros.


Bauliche Umsetzung:
Wegen der Umstellung auf den neuen elektronischen Personalausweis und um aufwändige Auslagerungen von Personal während den Baumaßnahmen zu vermeiden, erfolgte die Errichtung des Bürgerbüros (116 qm) in zwei Abschnitten. Begonnen wurde nach dem Umzug des Standesamtes in Zimmer 3 Mitte Januar. Fertigstellung war Mitte März.
Im Bereich des bisherigen Einwohnermeldeamtes, einem Büroraum des Ordnungsamtes und dem bisherigen Standesamt entstand das Bürgerbüro. Durch das Konjunkturpaket II konnten zudem im Rahmen der energetischen Sanierung des Rathauses neue dreifachverglaste Fensteranlagen (EnEV 2009) eingebaut werden.
Im Bau- und Feuerwehrausschuss am 15.09.2010 wurde die Firma Vogelsberg Innenausbau GmbH aus Mechernich-Vussem mit dem Gesamtauftrag für die Umsetzung der abgestimmten und mehrfach modifizierten Planung beauftragt.
Innenarchitekt (Dipl.-Ing.) Martin Vogelsberg hat bei der Planung die praxisbezogenen Verbesserungsvorschläge der Verwaltungsmitarbeiter/innen gut umgesetzt. Alle am Umbau beteiligten Firmen und Mitarbeiter/innen haben unter großer Rücksichtnahme auf den laufenden Betrieb im Einwohnermeldeamt die Arbeiten hervorragend und zeitnah erledigt.
Der neue Eichenholzparkettboden erzeugt mit der geradlinigen Möblierung eine freundliche Atmosphäre. Hierbei wurde durch entsprechende Akustikelemente an den Sitzplätzen der Kunden/innen den Belangen des Datenschutzes Rechnung getragen. Die ergonomischen Arbeitsbereiche wurden speziell für die erweiterte EDV-Ausstattung im Zusammenhang mit dem neuen elektronischen Personalausweis geplant und gefertigt. Hierbei entstanden sechs Arbeitsplätze an denen bis zu fünf Kunden/innen gleichzeitig bedient werden können. Notwendige aufgeschobene Isolierungs- und Heizungsarbeiten konnten günstig in die Arbeiten integriert werden.
Ein Kundenleitsystem mit LED-Signalleuchten verhindert, dass Kundengespräche gestört werden und zeigt an, welche Mitarbeiterin gerade im Kundengespräch ist.
Ein zusätzliches Hintergrundbüro wird multifunktional genutzt. Es steht zum Bespiel je nach Bedarf den Außendienstkräften des Ordnungsdienstes, der Energieberatung der Verbraucherzentrale, der Sprechstunde des Vorsitzenden des Behindertenbeirates oder dem Wahlamt als Briefwahlbüro zur Verfügung.

Dienstleistungszeiten:

Die Dienstleistungszeiten der Verwaltung  gelten derzeit auch  für das Einwohnermeldeamt,  so dass sich offiziell eine Öffnungszeit von 24 Wochenstunden ergibt, und zwar

•  Montag – Freitag            08.30 – 12.30 Uhr
•  Donnerstag zusätzlich      14.00 – 18.00 Uhr

Im Rahmen der Errichtung des Bürgerbüros werden die Öffnungszeiten ab 16. Mai von diesen Zeiten entkoppelt und sich dann wie folgt gestalten:

•  Montag        08.00 – 14.00 Uhr
•  Dienstag       08.00 – 12.30 Uhr
•  Mittwoch      08.00 – 12.30 Uhr  und    14.00 – 16.00 Uhr
•  Donnerstag   08.00 – 12.30 Uhr  und    14.00 – 18.00 Uhr
•  Freitag          08.00 – 12.30 Uhr


Durch die frühere Öffnung und Ausweitung in die Nachmittagsstunden ergeben sich wöchentlich 6 Stunden mehr an Dienstleistungszeit, um die Erreichbarkeit für die Kunden/innen zu verbessern und Wartezeiten an dem bisher einzigen Servicenachmittag (donnerstags) zu verringen.

Aufgabenspektrum:

Das Aufgabenspektrum im Bürgerbüro umfaßt:
  • •  Anmeldung einer Wohnung        
  • •  Ummeldung einer Wohnung
  • •  Beantragung Personalausweis       
  •  •  Beantragung Kinderausweis
  • •  Beantragung Reisepass        
  • •  Abholung Personalausweis,
  • •  Beantragung Kinderreisepass, Reisepass, Kinderreisepass
  • •  Anmeldung eines Hundes (ordnungsbehördlich)    
  • •  Abmeldung eines Hundes (ordnungsbehördlich)
  • •  Berechtigung einen Hund zu führen        
  • •  Führungszeugnis
  • •  Beglaubigung        
  • •  Aufenthaltsbescheinigung
  • •  Melderegisterauskunft/Privat        
  • •  Melderegisterauskunft/Behörden 
  • •  Gewerbezentralregisterauskünfte        
  • •  Fundsachen
  • •  Wehrerfassung        
  • •  Untersuchungsberechtigungsschein
  • •  Auskünfte einschl. Neubürgerinformation        
  • •  Parkberechtigungsausweis Anwohner
  • •  Bürgerparkausweis       
  • •  Monatsparkausweis        
  • •  Aushändigung sonstiger Vordrucke        
  • •  Bereithalten von Vordrucken gem. § 22 Abs. 2 GO NRW
  • •  Verwaltungsgebührenkasse       
  • •  Mängel-/Schadensmeldung
  • •  Ausgabe ÖPNV-Fahrpläne im Wartebereich        
  • •  Park-O-Pin
  • •  Fischereischein        
  • •  Wildschadensanträge
  • •  Führerscheinanträge (Erstantrag)        
  • •  Führerscheinanträge (Umtausch auf Führerschein mit neuen Fahrerlaubnisklassen)
  • •  Sondernutzungsanträge        
  • •  Antrag auf Hausnummerierung
  • •  Bußgeldangelegenheiten ruhender Verkehr           
  • •  Allgemeine Statistik
  • •  Wahlen
Die im ersten Schritt dort angesiedelten Dienstleistungen sind somit definiert.
Ob darüber hinaus weitere Dienstleistungen dort konzentriert werden sollen, soll anhand der Kundenwünsche im Rahmen einer Projektarbeit der Fachhochschule für Öffentliche Verwal-tung NRW ermittelt werden. Ebenso sollen die Qualität, der Service und die Dienstleistungszeiten des Bürgerbüros überprüft werden. Hierzu soll eine Kundenbefragung durchgeführt werden.
Der bisherige Aufgabenbestand darf daher nicht als statisch verstanden werden, sondern ist kontinuierlich an die Wünsche und Bedürfnisse der Bürger/innen anzupassen. Derzeit wird geprüft, wie personell und technisch folgende Aufgaben hinzugenommen werden können:

•  Anmeldung eines Hundes (steuerlich)    
•  Abmeldung eines Hundes (steuerlich)
•  Anmeldung Sperrmüll   
•  Müllkalender aushändigen
•  Anmeldung Müllgefäße   
•  Abmeldung Müllgefäße
•  Ausgabe Wertstoffsäcke (Rollen)    
•  Anmeldung zur Leerung von Gruben und Kleinkläranlagen

Personaleinsatz:

Derzeit sind im Bürgerbüro zwei Mitarbeiterinnen in Vollzeit und drei Mitarbeiterinnen in Teilzeit eingesetzt, so dass zu den Dienstleistungszeiten lange Wartezeiten verhindert werden sollen.

Bürgermeister Alexander Büttner (1.v.r.) stellte am 18.04.2011 das neue Bürgerbüro der Presse vor.
Das Team des Bürgerbüros bilden (v.l.n.r.): Petra Schneider-Jonas, Waltraud Hillen, Gertrud Schumacher, Katrin Liebing und Silke Jan-sen. Kurt Reidenbach (vorne sitzend), Leiter des Amtes für öffentliche Sicherheit und Ord-nung, Walter Henn (3. v.l) Zentrale Immobilienverwaltung sowie Martin Vogelsberg (2.v.r.) waren für die Ausführung und Umsetzung des Projektes verantwortlich. Das Team des Bürgerbüros bilden (v.l.n.r.):
Petra Schneider-Jonas, Waltraud Hillen, Gertrud Schumacher, Katrin Liebing und Silke Jansen. Kurt Reidenbach (vorne sitzend), Leiter des Amtes für öffentliche Sicherheit und Ordnung, Walter Henn (3. v.l) Zentrale Immobilienverwaltung sowie Martin Vogelsberg (2.v.r.) waren für die Ausführung und Umsetzung des Projektes verantwortlich.